Ecco una regolina tutta made in BruBa molto utile per gestire i dipendenti in assenza temporanea del dirigente generale (CAPO DEI CAPI).
Avete presente il pronto soccorso e la regola delle priorità con i colori?
potete trovarlo girando per la rete con le parole chiave “Codice Colore Pronto soccorso”
Avete presente il brogliaccio delle consegne da miliari ?
questa è la versione da me riveduta del mix dei 2 applicato al business.
CODICE BIANCO: nessuna urgenza
CODICE VERDE: urgenza minore
CODICE GIALLO: urgenza standard
CODICE ROSSO: emergenza
Altri Codici colore:
CODICE NERO: non c’è niente da fare
CODICE ARANCIONE: da passare ad altra figura professionale
CODICE BLU: da passare ad altra struttura
Nel CODICE ROSSO si mette una lista di azioni che il dipendente deve fare in caso di emergenza (per es. mancanza di energia elettrica…dovete fare uno studio per prevederle).
Nel CODICE GIALLO si mette la lista delle cose di routine cioè quelle attività che vanno fatte sempre e comunque (tranne in caso di cod. rosso o se lo ordina il CAPO DEI CAPI).
Nel CODICE VERDE si mette la lista delle cose di routine di importanza minore che vanno fatte dopo aver risolto le cose importanti (Gialle).
Nel CODICE BIANCO rientrano quelle attività che hanno una importanza solo a lunghissimo termine e che VANNO COMUNQUE FATTE nei momenti che il dipendente sta con le mani in mano.
Il CODICE NERO nero rientra in quelle attività non fattibili dal dipendente che vanno sottoposte al vaglio di un dirigente (per es. il capo reparto) e il dipendente deve scriverle in un diario 10 minuti prima di smontare dal lavoro opure anche durante il turno quando può ma senza distrarsi, importante che non le dimentichi di scrivere.
Questo diario-brogliaccio deve avere per ogni giorno dell’anno e per ogni dipendente la lista delle cose fatte, di quelle non ancora fatte (da fare il turno successivo) e delle cose NERE non fattibili se non con altri metodi.
Il CODICE ARANCIONE: indica che quel lavoro è da da passare ad altra figura professionale.
L’altra figura può essere un altro dipendente che deve essere individuato e scritto sul diario-brogliaccio dal dipendente che ha ricevuto un compito non suo (Io Pippo non riesco perciò lo passo a Pluto e faccio altro secondo le priorità del codice colori) .
Il dipendente che ha ricevuto un COMPITO NON SUO (che non lo sa fare non significache non vuol farlo e lo appioppa agli altri!.. perciò con certi soggetti è necessaria la supervisione di un dirigente.) dopo aver scritto sul diario deve avvisare immediatamente, l’altro dipendente al quale passare il compito.
Il CODICE BLU indica che il lavoro da passare ad altra struttura (altro reparto o ditta esterna ) e si procede come con il codice arancione, cambia solo che si deve avvisare solo il dirigente incaricato ai lavori esterni e non l’altro operaio-impiegato.
A volte la differenza tra codice BLU e NERO è minima ma cambia che nel BLU il dipendente si trova di fronte ad una situazione già affrontata in passato perciò sa già a quale struttira molto probabilmente andrà il lavoro BLU..
Nel caso di codice NERO si tratta di novità e dunque le decisioni devono passare al massimo grado di dirigenza in grado di risolverle.
Si può fare una lista di priorità anche all’interno del colore e assegnare delle sottopriorità!
A prima vista potrebbe semprare un sistma arcaico ma vi assicuro che è efficacissimo!
E’ stato provato, anni addietro, in una piccola TV privata (non posso fare nomi) in un periodo di carenza di personale e ha funzionato egregiamente perché prima tutti correvano dal dirigente per sapere cosa tralasciare e cosa non e il dirigente perdeva tutto il suo tempo a gestire le priorità anziché fare il suo lavoro.
Ovviamente, quando si lavora in carenza, prima o dopo si accumulano dei problemi e la situazione non può durare indefinitamente; i lavori che stanno nel codice BIANCO col tempo diventano GIALLO senza passare dal verde, e spesso nessuno si prende la briga di spostarli e di ricompilare il codice di priorità aggiornato.
Buona norma sarebbe verificare ogni mese se c’è da fare qualche cambiamento.
Tuttavia questo sistema ha funzionato bene anche quando il personale è tornato in giusta misura e anche in periodi di breve assenza del CAPO!
ATTENZIONE!… Sia il codice colori che il diario-brogliaccio deve stare sempre ben in vista sul luogo di lavoro perché è inutle se sta chiuso da qualche parte in un cassetto!
In generale vale la regola che certi lavori è meglio farli fare alle macchine automatiche, altri a chi riesce a stare dentro un metodo simile a questo quindi chi non è troppo emotivo e non è pieno di seghe mentali va bene in un sistema a priorità preimposte.
Per altri lavori, sopratutto a chi è a contatto con clienti e fornitori, serve gente che sa tenere conto della psicologia umana.
NOTA: Ho notato che sono tipi di persone diversi… guai a mischiarli e mettere una persona troppo emotiva in un sistema che richiede un uomo-macchina e viceversa guai a mettere un uomo-macchina dove serve una perona che deve curare le pubbliche relazioni!
Riguardo alle macchine che curano le pubbliche relazioni e la vendita ci sono dei notevoli miglioramenti ma ci vorrebbe un libro di 1000 pagine per scriverlo.
Faccio questa precisazione perché ci sono soggetti resistenti al cambiamento e perciò introdurre un meccanismo di questo tipo dove c’era assoluta anarchia diventò così difficile che nella TV privata un soggetto fu licenziato perché troppo RESISTENTE … diceva “abbiamo sempre fatto così” e poi “non funziona”… addirittura quando gli dissi ” ma se avete sempre fatto tutto così e la TV va in fallimento… ci sei con me che qualche cambiamento va provarlo si o no?” …. rispose NO!
Fu messo a contatto con clienti e fornitori e fu anche peggio.. alla fine capì che non c’era un posto adatto per lui e si licenziò anche perché altrimenti sarebbe stato licenziato alla prima occasione.
Chi volesse provare questo sistema e se ritiene di averne ricevuto enorme giovamento ( sono sicuro che ci sarà) può farmi una donazione a suo piacere qui… e non siate tirchioni hehehehe!